लेखा प्रबंधन — सरकारी लेखा एवं वित्त गाइड

यह भाग बहीखाता, बजट, बिल, वेतन, वित्तीय नियम, ऑडिट, भंडार एवं सरकारी वित्तीय पोर्टलों को समेटता है। लेखा पद की परीक्षा में इन्हीं से प्रश्न बनते हैं।

📒 भाग-1: बहीखाता की बुनियाद

1. दोहरा लेखा प्रणाली (Double Entry System / डाउबल एंट्री सिस्टम)

प्रत्येक लेन-देन के दो पक्ष होते हैं — एक खाता नामे (Debit / डेबिट) होता है और दूसरा जमा (Credit / क्रेडिट)। दोनों पक्षों का योग सदैव बराबर रहता है।

खाते का प्रकार	नामे (Debit) कब	जमा (Credit) कब
व्यक्तिगत खाता	पाने वाला	देने वाला
वास्तविक खाता	जो आता है	जो जाता है
नाममात्र खाता	सभी व्यय एवं हानि	सभी आय एवं लाभ

2. प्रमुख लेखा पुस्तकें

जर्नल (रोजनामचा)प्रारंभिक लेखा पुस्तक — लेन-देन सर्वप्रथम यहीं दर्ज होता है

खाता बही (Ledger / लेड्जर)अंतिम लेखा पुस्तक — इसे बहियों का राजा कहते हैं

रोकड़ बही (Cash Book / कैश बुक)नकद एवं बैंक लेन-देन; शेष सदैव नामे या शून्य रहता है

तीन खाने की रोकड़ बहीनकद, बैंक एवं बट्टा — तीन स्तंभ

तलपट (Trial Balance / ट्रायल बैलेंस)अंकगणितीय शुद्धता की जाँच; अंतर उचंत खाते में

स्टॉक रजिस्टरप्राप्त एवं वितरित सामग्री का अभिलेख

वाउचरप्रत्येक भुगतान का प्रमाणक दस्तावेज़

चालानसरकारी खजाने में राशि जमा करने का प्रपत्र

अभ्यास नियम: रोकड़ बही का योग एवं शेष प्रतिदिन निकालकर हस्ताक्षर करना अनिवार्य है। लेखा में कोई सुधार करते समय व्हाइटनर या मिटाना निषिद्ध है — गलत प्रविष्टि को काटकर उस पर हस्ताक्षर किए जाते हैं।

💰 भाग-2: बजट एवं वित्तीय वर्ष

3. संवैधानिक आधार

अनुच्छेद	विषय
112	वार्षिक वित्तीय विवरण (बजट)
113	अनुदान की माँग
114	विनियोग विधेयक
115	अनुपूरक, अतिरिक्त या अधिक अनुदान
116	लेखानुदान, प्रत्ययानुदान एवं अपवादानुदान
148	नियंत्रक-महालेखापरीक्षक (CAG) की नियुक्ति
266	भारत एवं राज्यों की संचित निधि तथा लोक लेखा
267	आकस्मिकता निधि
280	वित्त आयोग

4. बजट संबंधी महत्वपूर्ण शब्द

वित्तीय वर्ष1 अप्रैल से 31 मार्च

आवंटन (Allotment / अलॉटमेंट)किसी मद में स्वीकृत राशि

पुनर्विनियोजनएक मद से दूसरी मद में राशि स्थानांतरित करना

समर्पण (Surrender / सरेंडर)बची राशि वर्ष के अंत में लौटाना

व्यपगत (Lapse / लैप्स)वर्ष के अंत में अव्ययित राशि का समाप्त हो जाना

अनुपूरक अनुदानस्वीकृत राशि अपर्याप्त होने पर अतिरिक्त माँग

लेखानुदानपूर्ण बजट पारित होने तक अंतरिम व्यय की अनुमति

राजस्व व्ययआवर्ती व्यय — वेतन, किराया, मरम्मत

पूँजीगत व्ययस्थायी संपत्ति बनाने वाला व्यय — भवन, वाहन

संचित निधिसरकार की सभी प्राप्तियाँ; संसद की स्वीकृति से ही निकासी

आकस्मिकता निधिअप्रत्याशित व्यय हेतु; राष्ट्रपति के अधीन

लोक लेखाGPF, जमा आदि; संसदीय स्वीकृति आवश्यक नहीं

🧾 भाग-3: बिल, वेतन एवं भत्ते

5. बिल के प्रकार

बिल	विवरण
वेतन बिल	मासिक वेतन एवं भत्तों का बिल; कटौतियाँ घटाकर शुद्ध देय
यात्रा भत्ता (TA) बिल	शासकीय भ्रमण पर किराया एवं दैनिक भत्ता
आकस्मिक व्यय बिल	कार्यालय संचालन का दैनिक व्यय — स्टेशनरी, मरम्मत
अग्रिम बिल	कार्य से पूर्व दी जाने वाली राशि
समायोजन बिल	अग्रिम राशि का उपयोगिता प्रमाण-पत्र सहित हिसाब
चिकित्सा प्रतिपूर्ति बिल	उपचार पर व्यय की प्रतिपूर्ति
अवकाश यात्रा रियायत (LTC) बिल	नियमानुसार अवकाश यात्रा का दावा

DDO (आहरण एवं संवितरण अधिकारी) कोषागार से राशि आहरित कर वितरित करता है और उसके सही उपयोग के लिए उत्तरदायी होता है।

6. वेतन के घटक एवं कटौतियाँ

घटक	विवरण
मूल वेतन	वेतन मैट्रिक्स (सातवाँ वेतन आयोग) के अनुसार
महँगाई भत्ता (DA / डी ए)	मूल वेतन का निर्धारित प्रतिशत; वर्ष में दो बार संशोधित
मकान किराया भत्ता (HRA / एच आर ए)	नगर की श्रेणी X, Y, Z के अनुसार
यात्रा भत्ता (TA / टी ए)	पद एवं नगर के अनुसार
वार्षिक वेतन वृद्धि	सामान्यतः मूल वेतन का 3%

कटौती	विवरण
GPF (जी पी एफ)	सामान्य भविष्य निधि — 2004 से पूर्व नियुक्त कर्मियों हेतु
NPS (एन पी एस)	राष्ट्रीय पेंशन प्रणाली — 1 जनवरी 2004 या बाद में नियुक्त कर्मियों हेतु
TDS (टी डी एस)	स्रोत पर आयकर कटौती; प्रमाण-पत्र फॉर्म 16
वृत्ति कर	राज्य सरकार द्वारा लगाया जाने वाला कर
समूह बीमा	CGEGIS / राज्य समूह बीमा योजना
अग्रिम की किश्त	गृह/वाहन/त्योहार अग्रिम की वसूली

7. सेवानिवृत्ति लाभ

पेंशनअंतिम आहरित वेतन एवं अर्हक सेवा के आधार पर मासिक

ग्रेच्युटी (उपदान)सेवानिवृत्ति पर एकमुश्त दी जाने वाली राशि

अवकाश नकदीकरणअधिकतम 300 दिनों तक अनुमन्य

GPF अंतिम भुगतानजमा राशि ब्याज सहित

PPO (पी पी ओ)Pension Payment Order — पेंशन भुगतान आदेश

पेंशन प्रकरणसेवानिवृत्ति से 6 माह पूर्व तैयार करना आरंभ

📐 भाग-4: वित्तीय नियम एवं खरीद

8. सामान्य वित्तीय नियमावली (GFR 2017 / जी एफ आर 2017)

खरीद का तरीका	सामान्य सीमा एवं शर्त
सीधी खरीद (बिना कोटेशन)	छोटी राशि तक — सक्षम अधिकारी के प्रमाण-पत्र पर
कोटेशन आधारित खरीद	मध्यम राशि — कम से कम तीन कोटेशन
सीमित निविदा (LTE / एल टी ई)	चयनित पंजीकृत आपूर्तिकर्ताओं से
खुली निविदा (OTE / ओ टी ई)	बड़ी राशि — सार्वजनिक विज्ञापन द्वारा
GeM पोर्टल	Government e-Marketplace — पारदर्शी ऑनलाइन खरीद

GFR की राशि-सीमाएँ समय-समय पर संशोधित होती रहती हैं। परीक्षा से पूर्व अपने विभाग द्वारा जारी नवीनतम परिपत्र अवश्य देखें।

9. निविदा संबंधी शब्दावली

EMD (ई एम डी)Earnest Money Deposit — धरोहर राशि

निष्पादन प्रतिभूतिPerformance Security — सफल बोलीदाता से ली जाने वाली

तकनीकी बोलीTechnical Bid — योग्यता एवं विनिर्देश

वित्तीय बोलीFinancial Bid — दर एवं मूल्य

L1न्यूनतम दर वाला बोलीदाता

दर संविदाRate Contract — निश्चित अवधि हेतु तय दर

आपूर्ति आदेशSupply Order — खरीद का औपचारिक आदेश

उपयोगिता प्रमाण-पत्र (UC / यू सी)राशि के सही उपयोग का प्रमाण

10. भंडार प्रबंधन

प्रत्येक प्राप्त सामग्री स्टॉक रजिस्टर में तत्काल दर्ज की जाए।
स्थायी परिसंपत्ति एवं उपभोग्य सामग्री के अलग-अलग रजिस्टर रखे जाएँ।
भौतिक सत्यापन वर्ष में कम से कम एक बार अनिवार्य है।
अनुपयोगी सामग्री का अपलेखन (Write-off / राइट-ऑफ) सक्षम प्राधिकारी की स्वीकृति से।
अपलेखित सामग्री का निपटान नीलामी या विधिवत विक्रय द्वारा किया जाए।

🔍 भाग-5: लेखापरीक्षा (ऑडिट)

बिंदु	विवरण
आंतरिक ऑडिट	विभाग की अपनी ऑडिट शाखा द्वारा
बाह्य ऑडिट	महालेखाकार (AG) कार्यालय द्वारा
CAG (सी ए जी)	अनुच्छेद 148; कार्यकाल 6 वर्ष या 65 वर्ष की आयु
ऑडिट आपत्ति	अनियमितता पर उठाई गई लिखित आपत्ति
अनुपालन प्रतिवेदन	आपत्ति के उत्तर में भेजा जाने वाला स्पष्टीकरण
ड्राफ्ट पैरा	समय पर उत्तर न देने पर आपत्ति का गंभीर रूप
लोक लेखा समिति (PAC / पी ए सी)	22 सदस्य (15 लोकसभा + 7 राज्यसभा); अध्यक्ष प्रायः विपक्ष से

ऑडिट आपत्ति का उत्तर निर्धारित समय-सीमा में भेजना सबसे महत्वपूर्ण है। विलंब से आपत्ति ड्राफ्ट पैरा बनकर विधानमंडल तक पहुँच सकती है।

💻 भाग-6: वित्तीय पोर्टल एवं प्रणालियाँ

PFMS (पी एफ एम एस)Public Finance Management System — धन प्रवाह की निगरानी एवं सीधा भुगतान

DBT (डी बी टी)Direct Benefit Transfer — लाभार्थी के खाते में सीधा हस्तांतरण

e-Treasury (ई-ट्रेजरी)ऑनलाइन बिल प्रस्तुति एवं भुगतान

IFMS / CFMS (आई एफ एम एस / सी एफ एम एस)राज्य स्तरीय एकीकृत वित्तीय प्रबंधन प्रणाली

GeM (गेम)Government e-Marketplace — सरकारी ऑनलाइन खरीद

BHARATKOSH (बी एच ए आर ए टी के ओ एस एच)गैर-कर राजस्व की ऑनलाइन प्राप्ति

NSDL / NPS Trust (एन एस डी एल / एन पी एस ट्रस्ट)NPS अंशदान एवं खाता प्रबंधन

TRACES (टी आर ए सी ई एस)TDS विवरणी एवं फॉर्म 16 हेतु

GSTN (जी एस टी एन)GST पंजीकरण, विवरणी एवं भुगतान

🔢 भाग-7: व्यावहारिक गणना

1. महँगाई भत्ता DA = मूल वेतन × DA प्रतिशत ÷ 100 उदाहरण: ₹25,000 × 42 ÷ 100 = ₹10,500 2. वार्षिक वेतन वृद्धि (3%) वृद्धि = मूल वेतन × 3 ÷ 100, निकटतम ₹100 में पूर्णांकित उदाहरण: ₹40,000 × 3% = ₹1,200 ➜ नया वेतन ₹41,200 3. साधारण ब्याज ब्याज = मूलधन × दर × समय ÷ 100 उदाहरण: ₹50,000 × 6 × 2 ÷ 100 = ₹6,000 4. TDS TDS = बिल राशि × दर ÷ 100 उदाहरण: ₹1,20,000 × 2% = ₹2,400 5. GST सहित कुल राशि कुल = मूल्य × (100 + GST दर) ÷ 100 उदाहरण: ₹8,000 × 118 ÷ 100 = ₹9,440 6. शुद्ध देय वेतन शुद्ध देय = (मूल वेतन + सभी भत्ते) − (सभी कटौतियाँ)

📖 भाग-8: लेखा शब्दावली (हिंदी — अंग्रेज़ी)

बहीखाताBook-keeping (बुक-कीपिंग)

लेखांकनAccounting (अकाउंटिंग)

लेखापरीक्षाAudit (ऑडिट)

आहरणDrawal (ड्रॉऐल)

संवितरणDisbursement (डिस्बर्समेंट)

अनुदानGrant (ग्रांट)

आवंटनAllotment (अलॉटमेंट)

व्यपगतLapsed (लैप्स्ड)

समर्पणSurrender (सरेंडर)

पुनर्विनियोजनRe-appropriation (री-अप्रोप्रिएशन)

प्रतिपूर्तिReimbursement (रीइंबर्समेंट)

रोकड़ शेषCash Balance (कैश बैलेंस)

लेखा शीर्षHead of Account (हेड ऑफ अकाउंट)

उचंत खाताSuspense Account (सस्पेन्स अकाउंट)

अग्रिम समायोजनAdjustment of Advance (एडजस्टमेंट ऑफ एडवांस)

उपयोगिता प्रमाण-पत्रUtilisation Certificate (अटिलिसेशन सर्टिफिकेट)

धरोहर राशिEarnest Money Deposit (ईर्नेस्ट मनी डेपॉसिट)

निष्पादन प्रतिभूतिPerformance Security (परफॉर्मेंस सिक्योरिटी)

अपलेखनWrite-off (राइट-ऑफ)

भौतिक सत्यापनPhysical Verification (फिसिकल वेरिफिकेशन)

आकस्मिक व्ययContingent Expenditure (कंटिंजेंट एक्सपेंडिचर)

संचित निधिConsolidated Fund (कॉन्सॉलिडटेड फंड)

आकस्मिकता निधिContingency Fund (कंटिंजेंसी फंड)

लोक लेखाPublic Account (पब्लिक अकाउंट)